outlook-archive-location-3697329

Bài viết này sẽ lý giải cách lưu trữ email trong Outlook 2013, 2010 và các phiên bản khác của Outlook.  Bạn sẽ học cách cấu hình từng thư mục với cài đặt lưu trữ tự động hoặc áp dụng các cài đặt tương tự cho tất cả các thư mục, cách lưu trữ trong Outlook thủ công và cách tạo thư mục lưu trữ nếu nó không xuất hiện tự động.

Nếu hộp thư của bạn quá nhiều tài liệu, thì đó chính lý do để tàng trữ email cũ, trách nhiệm, ghi chú và những mục khác để giữ Outlook của bạn hoạt động giải trí nhanh gọn và thật sạch. Đó cũng chính là lúc tính năng tàng trữ của Outlook sinh ra. Nó có sẵn trong tổng thể những phiên bản của Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 và những phiên bản trước đó. Bài viết này, Excel Online sẽ dạy cho bạn cách tàng trữ email và những mục khác trong những phiên bản khác nhau một cách tự động hóa và bằng tay thủ công .

nội dung

Lưu trữ trong Outlook là gì?

Lưu trữ Outlook ( và Tự động tàng trữ ) chuyển dời những email, việc làm và lịch cũ sang thư mục tàng trữ, được tàng trữ ở vị trí khác trên ổ cứng của bạn. Về mặt kỹ thuật, việc tàng trữ sẽ chuyển những mục cũ từ tệp. pst chính vào một tệp archive.pst riêng không liên quan gì đến nhau mà bạn hoàn toàn có thể mở từ Outlook bất kỳ khi nào bạn cần. Nhờ vậy, size Outlook sẽ giảm đi và có thêm nhiều phần trống trên ổ C : ( nếu bạn chọn tàng trữ tệp tàng trữ ở đâu đó ) .

Tùy thuộc vào cách bạn định cấu hình nó, Outlook Archive có thể thực hiện một trong những nhiệm vụ sau:

Di chuyển email và những mục khác từ thư mục hiện tại của họ vào thư mục tàng trữ .
Xóa vĩnh viễn những email cũ và những mục khác ngay khi chúng đã vượt qua thời kỳ tàng trữ thiết lập .

5 điều cần biết về Outlook Archive:

  1. Để tránh nhầm lẫn và để tránh những câu hỏi như “Tại sao tôi lưu trữ tự động trong Outlook của tôi không hoạt động?” Và “Email lưu trữ của tôi ở đâu trong Outlook?” Hãy nhớ những điều đơn giản sau.
  2. Đối với hầu hết các loại tài khoản, Microsoft Outlook giữ tất cả email, danh bạ, cuộc hẹn, nhiệm vụ và ghi chú trong một tệp .pst được gọi là tệp tin Outlook. PST là loại tập tin duy nhất có thể được lưu trữ. Ngay khi một mục cũ được di chuyển từ tệp .pst chính vào tệp archive.pst, tệp này sẽ được hiển thị trong thư mục Outlook Archive folder và không còn tồn tại trong thư mục gốc nữa.
  3. Lưu trữ không giống như xuất tệp tin. Xuất các bản sao các mục gốc sang tệp xuất, nhưng không xóa chúng khỏi thư mục hiện tại, cũng không phải từ tệp .pst chính.
  4. Một tập tin lưu trữ không giống như sao lưu Outlook. Nếu bạn muốn sao lưu các mục đã lưu trữ của mình, bạn sẽ phải tạo một bản sao tệp archive.pst và lưu trữ nó ở một vị trí an toàn, ví dụ: Dropbox hoặc One Drive.
  5. Địa chỉ liên hệ không được tự động lưu trữ trong bất kỳ phiên bản Outlook nào. Tuy nhiên, bạn có thể lưu trữ thư mục Danh bạ theo cách thủ công.

Nếu bạn có tài khoản Outlook Exchange với hộp thư lưu trữ trực tuyến, lưu trữ trong Outlook sẽ bị vô hiệu.

Cách thức Outlook tự động lưu trữ email:

Tính năng Lưu trữ Tự động của Outlook hoàn toàn có thể được định thông số kỹ thuật để chuyển dời email cũ và những mục khác vào thư mục tàng trữ được chỉ định tự động hóa ở một khoảng chừng thời hạn liên tục hoặc để xóa những mục cũ mà không tàng trữ. Các bước chi tiết cụ thể cho những phiên bản Outlook khác nhau như dưới đây .
Cách thức tự động hóa tàng trữ Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016
Bắt đầu từ Outlook 2010, tính năng Tự động Lưu trữ không còn được mặc định bật, mặc dầu Microsoft Outlook sẽ định kỳ nhắc nhở bạn về nó :

outlook-autoarchive-prompt-6506257

Để mở màn tàng trữ ngay lập tức, nhấp vào Yes. Để xem lại và hoàn toàn có thể biến hóa tùy chọn tàng trữ, hãy nhấp vào AutoArchive Settings ( Cài đặt Tự động Cài đặt ) … .
Hoặc, bạn hoàn toàn có thể nhấp vào No để đóng nhắc nhở và thiết lập tự động hóa tàng trữ sau vào thời gian thuận tiện nhất với bạn bằng cách thực thi những bước sau :

  1. Mở Outlook, chọn  File > Options > Advanced > AutoArchive Settings…Click File > Options > Advanced > AutoArchive Settings…” class=”aligncenter” src=”https://blog.hocexcel.online/wp-content/uploads/img-blog/autoarchive-outlook2013.png”/></li>
<li>Cửa sổ hộp thoại AutoArchive sẽ mở ra, và bạn sẽ nhận thấy mọi thứ đều chuyển sang màu xám … nhưng chỉ cho đến khi bạn kiểm tra Run AutoArchive (Khay lưu trữ tự động) mỗi N ngày Khi hộp này được chọn, bạn có thể cài đặt các tùy chọn khác theo ý thích và nhấp OK.</li>
</ol>
<p>Ảnh chụp màn hình hiển thị bên dưới hiển thị thiết lập mặc định và bạn hoàn toàn có thể tìm thấy thông tin chi tiết cụ thể về mỗi tùy chọn tại đây .</p>
<p><img alt='outlook-autoarchive-settings-1898637' alt=

    Khi tàng trữ đang được triển khai, thông tin trạng thái được hiển thị trên thanh trạng thái .

    outlook-archiving-status-bar-4805872

    Ngay khi quá trình lưu trữ hoàn tất, thư mục Archives sẽ tự động xuất hiện trong Outlook của bạn, miễn là bạn đã chọn tùy chọn Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục. Nếu bạn không thể tìm thấy email lưu trữ trong Outlook của mình, vui lòng xem Cách hiển thị thư mục lưu trữ Outlook.

    Xem thêm: Định dạng thời gian trong Excel & cách sử dụng hàm NOW và TIME để chèn thời gian

    Cách tự động hóa tàng trữ so với Outlook 2007
    Trong Outlook 2007, tự động hóa tàng trữ được bật theo mặc định cho những thư mục sau :

    • Lịch, công việc và bài báo (trên 6 tháng)
    • Thư mục đã gửi và đã xóa (trên 2 tháng)

    Đối với những thư mục khác, ví dụ điển hình như Hộp thư đến, Bản nháp, Ghi chú và những tệp khác, bạn hoàn toàn có thể bật tính năng Tự động tàng trữ theo cách sau :

    1. Mở Outlook and chọn Tools > Options.
    2. Trong cửa sổ Option, đi tới tab Other , and chọn nút AutoArchive…

    outlook2007-autoarchive-3778921

    Và setup AutoArchive như lý giải dưới đây

    Cài đặt và tùy chọn Outlook Auto Archive

    Như bạn đã biết, ở những phiên bả Outlook 2010 trở đi, bạn co thể thiết lập tính năng tự động hóa tàng trữ theo những bước sau File > Options > Advanced > AutoArchive Settings … tin tức chi tiết cụ thể về mỗi lựa chọn sẽ giúp bạn thực thi quy trình này dưới sự trấn áp của mình .

    • Chạy Tự động lưu trữ mỗi N ngày. Chỉ định tần suất bạn muốn AutoArchive chạy. Xin lưu ý rằng lưu trữ nhiều mục cùng một lúc có thể làm chậm hiệu suất của máy tính. Vì vậy, nếu bạn nhận được rất nhiều email hàng ngày, cài đặt Outlook Auto Archive để chạy thường xuyên hơn. Để tắt tự động lưu trữ, hãy xóa hộp này.
    • Khắc phục trước khi chạy Tự động chạy. Chọn hộp này nếu bạn muốn nhận lời nhắc ngay trước khi quá trình tự động lưu trữ bắt đầu. Thao tác này sẽ cho phép bạn hủy lưu trữ tự động bằng cách nhấp vào No trong nhắc nhở.
    • Xóa mục đã hết hạn (chỉ thư mục e-mail). Tùy chọn này sẽ xóa các thư đã hết hạn từ các thư mục email của bạn. Để rõ ràng, một email hết hạn không giống với một tin nhắn cũ mà đã đến lúc loại bỏ. Ngày hết hạn được đặt cho từng thông báo riêng lẻ qua tab Tùy chọn của cửa sổ email mới (Options > Tracking group > Expires after).

    Microsoft thông tin rằng tùy chọn này không được kiểm tra theo mặc định, nhưng nó đã được kiểm tra trên một số ít thiết lập Outlook của tôi. Vì vậy, hãy chắc như đinh bỏ chọn tùy chọn này nếu bạn muốn giữ những thông tin hết hạn cho đến khi chúng kết thúc quy trình tiến độ được đặt cho một thư mục nhất định .

    • Lưu trữ hoặc xóa các mục cũ. Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn cấu hình cài đặt lưu trữ tự động của riêng mình. Nếu không được chọn, Outlook sẽ sử dụng cài đặt Tự động lưu trữ mặc định.
    • Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục. Nếu bạn muốn thư mục Archive xuất hiện trong thanh điều hướng cùng với các thư mục khác, hãy chọn hộp này. Nếu không chọn, bạn vẫn có thể mở thư mục lưu trữ Outlook theo cách thủ công.
    • Làm sạch các tệp cũ. Chỉ định giai đoạn hết hạn sau đó các mục Outlook của bạn phải được lưu trữ. Bạn có thể định cài đặt khoảng thời gian theo ngày, tuần hoặc tháng – tối thiểu là 1 ngày và tối đa 60 tháng.
    • Di chuyển các mục cũ sang. Khi tùy chọn này được chọn, Outlook sẽ tự động chuyển các email cũ và các mục khác vào tệp archive.pst thay vì xoá chúng (chọn nút Radio này sẽ xóa các mục Xóa vĩnh viễn các mục). Theo mặc định, Outlook lưu trữ tệp archive.pst tại một trong các vị trí này. Để chọn vị trí khác hoặc đưa một tên khác vào tệp lưu trữ .pst, hãy nhấp vào nút Browse.
    • Vĩnh viễn xóa. Thao tác này sẽ xóa các mục cũ một cách vĩnh viễn ngay khi chúng kết thúc giai đoạn mà không sao lưu bản nào.
    • Áp dụng các cài đặt này cho tất cả các thư mục ngay. Để áp dụng các cài đặt Tự động cập nhật được định cấu hình cho tất cả các thư mục, hãy nhấp vào nút này. Bỏ chọn nếu bạn muốn áp dụng các cài đặt khác cho một hoặc nhiều thư mục. Thay vào đó, hãy cài đặt lưu trữ cho từng thư mục một cách thủ công.

    Thời gian hết hạn mặc định của tính năng tự động lưu trữ trong Outlook

    Thời gian hết hạn mặc định trong những phiên bản Outlook như sau :

    • Hộp thư đến, Bản nháp, Lịch, Công việc, Ghi chú, Nhật ký – 6 tháng
    • Hộp thư đi – 3 tháng
    • Thư mục đã gửi và đã xóa – 2 tháng
    • Danh bạ – không tự động lưu trữ

    Thời gian hết hạn mặc định hoàn toàn có thể đổi khác so với từng thư mục riêng bằng tùy chọn Mailbox Cleanup option .
    Outlook sẽ những định thời hạn của từng thư mục dựa trên những thông tin sau :

    • Emails – ngày nhận hoặc ngày cuối cùng thực hiện chỉnh sửa và lưu tin nhắn ( chỉnh sửa, xuất, sao chép…).
    • Lịch (lịch họp, sự kiện và các buổi hẹn) – ngày nhận hoặc ngày cuối cùng thực hiện chỉnh sửa và lưu. Các tệp định kì sẽ không được tự động lưu trữ.
    • Công việc – Lựa chọn giữa ngày muộn hơn giữa hai ngày hoàn thành hoặc ngày cuối cùng thực hiện chỉnh sửa. Mở các công việc ( các công việc không đánh dấu là đã hoàn thành) sẽ không được tự động lưu trữ.
    • Ghi chú và các mục nhật ký – ngày mà một mục đã được tạo hoặc sửa đổi lần cuối.

    Nếu bạn muốn tàng trữ những mục theo ngày nhận hoặc ngày hoàn thanh, hãy làm theo những hướng dẫn sau : How to archive emails by received date .

    Cách bỏ một thư mục cụ thể khỏi Tự động lưu trữ hoặc áp dụng các cài đặt khác.

    Để ngăn việc tự động hóa tàng trữ chạy trong một thư mục nhất định hoặc thiết lập những lịch và tùy chọn cho thư mục đó, hãy làm theo những bước sau :

    1. Nhấp chuột phải vào thư mục, sau đó chọn Properties… trong danh sách thư mục.
    2. Trong thư mục Properties, làm một theo những bước sau:
    • Để bỏ thư mục khỏi lưu trữ tự động, chọn mục Do not archive items in this folder

    do-not-archive-folder-4889376

    • Để lưu trữ thư mục khác nhau, chọn Lưu trữ thư mục này bằng các cài đặt này, và thiết lập các tùy chọn mong muốn:
    • Chu kỳ mà sau đó các mục nên được di chuyển đến kho lưu trữ;
    • Sử dụng thư mục lưu trữ mặc định hoặc thư mục khác hay không
    • Xoá vĩnh viễn các mục cũ mà không lưu trữ..
    • Nhấp OK để lưu thay đổi.

    Mẹo ! Bạn hoàn toàn có thể sử dụng giải pháp này để tự động hóa xóa những email cũ khỏi những thư mục Deleted Items và Junk E-mail. Chi tiết những bước như sau :

    Cách tạo thư mục lưu trữ trong Outlook

    Nếu bạn chọn tùy chọn Hiển thị kho tàng trữ ( Show archive thư mục ) trong list thư mục khi setup tính năng tự động hóa tàng trữ trong Outlook, thư mục Archives sẽ tự động hóa Open trong thanh Điều hướng. Nếu bỏ chọn, bạn hoàn toàn có thể hiển thị thư mục Outlook Archive theo cách này :

    1. Nhấp File > Open & Export > Open Outlook Data Fileopen-outlook-data-file-1500535
    2. Hộp thoại Open Outlook Data File sẽ mở ra, chọn tệp archive.pst (hoặc bất kỳ tên nào bạn cung cấp cho tệp lưu trữ của bạn) và nhấp vào OK. Nếu bạn chọn để lưu trữ Outlook ở một vị trí khác, hãy điều hướng đến vị trí đó và chọn tệp .pst đã lưu trữ của bạn. select-archive-pst-6363732Thư mục Lưu trữ sẽ hiển thị ngay trong danh sách các thư mục:

    outlook-archive-folder-4424702

    Khi thư mục Archive ở đó, bạn hoàn toàn có thể tìm và mở những mục đã tàng trữ của bạn như thường lệ. Để tìm kiếm trong kho tàng trữ Outlook, hãy chọn thư mục Archive trong thanh Điều hướng và gõ văn bản tìm kiếm của bạn vào hộp Tìm kiếm nhanh ( Instant Search ) .

    search-outlook-archive-4553214

    Để xóa thư mục Archive khỏi list thư mục của bạn, nhấp chuột phải vào nó, sau đó bấm Đóng Archive. Đừng lo vì nó sẽ chỉ vô hiệu thư mục Archive từ thanh Điều hướng, nhưng sẽ không xóa những tập tin tàng trữ thực tiễn. Bạn sẽ hoàn toàn có thể Phục hồi lại thư mục Archive trong Outlook của mình bất kể khi nào bạn cần bằng cách triển khai những bước trên .

    Xem thêm : học excel cơ bản

    Tắt tính năng tự động lưu trữ trong Outlook

    Để tắt tính năng Tự động tàng trữ, mở hộp thoại AutoArchive Settings, và bỏ chọn hộp Run AutoArchive mỗi N ngày .

    Cách lưu trữ trong Outlook thủ công (email, lịch, nhiệm vụ và các thư mục khác)

    Nếu bạn không muốn tàng trữ tự động hóa, bạn hoàn toàn có thể tàng trữ email và những mục khác theo cách thủ công bằng tay bất kể khi nào bạn muốn. Bằng cách này, bạn hoàn toàn có thể trấn áp nhiều hơn so với những mục cần lưu giữ và mục nào để vận động và di chuyển đến kho tàng trữ, nơi tàng trữ tệp tàng trữ, v.v …
    Hãy chú ý quan tâm rằng không giống như tính năng tự động hóa tàng trữ của Outlook ( Outlook AutoArchive ), tàng trữ thủ công bằng tay là một quy trình tiến độ một lần, và bạn sẽ cần lặp lại những bước dưới đây mỗi khi bạn muốn vận động và di chuyển những mục cũ vào kho tàng trữ .

    1. Trong Outlook 2016, đi tới tab Tệp rồi nhấp vào ools > Clean up old items.Trong Outlook 2010Outlook 2013, hãy nhấp vào File > Cleanup Tool > Archive…archive-outlook-manually-7276890
    2. Trong hộp thoại Lưu trữ, hãy chọn tùy chọn Archive this folder and all subfolders, sau đó chọn thư mục lưu trữ. Ví dụ: để lưu lịch Outlook, hãy chọn thư mục Calendar:
      archive-outlook-calendar-5285825

    Nếu bạn muốn lưu trữ tất cả email, lịch và công việc, hãy chọn thư mục gốc trong hộp thư Outlook của bạn, tức là thư mục ở đầu danh sách thư mục của bạn. Theo mặc định, từ phiên bản Outlook 2010 trở đi, thư mục gốc được hiển thị dưới dạng địa chỉ email của bạn (tôi đã đổi tên tôi thành Svetlana như thể hiện trong ảnh chụp màn hình dưới đây):

    select-folder-archive-6581242

    Và sau đó, thiết lập một vài thiết lập như sau :

    • Trong Mục lưu trữ các mục cũ hơn( Archive items older than) , nhập ngày chỉ định độ cũ của một mục trước khi nó có thể được di chuyển đến thư mục lưu trữ.
    • Nhấp vào nút Duyệt (Browse) nếu bạn muốn thay đổi vị trí mặc định của tệp lưu trữ.
    • Nếu bạn muốn lưu trữ các mục bị loại trừ khỏi lưu trữ tự động, hãy chọn mục Bao gồm các hộp kiểm “Không lưu trữ tự động” (Include items with “Do not AutoArchive”)

    Cuối cùng, chọn OK, và Outlook sẽ khởi đầu tạo một kho tàng trữ ngay lập tức. Ngay sau khi quy trình hoàn tất, thư mục Lưu trữ sẽ Open trong Outlook của bạn .

    Lưu ý: 

    1. Để lưu trữ một vài thư mục bằng các cài đặt khác nhau, ví dụ: Giữ các mục trong thư mục Đã gửi của bạn lâu hơn trong thư mục Bản nháp, lặp lại các bước trên cho từng thư mục riêng lẻ và lưu tất cả các thư mục vào cùng một tệp archive.pst. Nếu bạn chọn tạo một vài tệp tin lưu trữ khác nhau, mỗi tệp sẽ thêm thư mục Lưu trữ riêng vào danh sách thư mục của bạn.
    2. Outlook Archive duy trì cấu trúc thư mục hiện có. Ví dụ: nếu bạn chọn lưu trữ chỉ một thư mục, và thư mục đó có thư mục gốc, một thư mục gốc rỗng sẽ được tạo trong kho lưu trữ.

    Các tệp lưu trữ Outlook Archive lưu ở đâu?
    Như đã biết, lưu trữ Outlook là một loại tập tin tệp tin Outlook Data (.pst). Tệp archive.pst được tự động tạo khi lưu trữ tự động lần đầu tiên chạy hoặc khi bạn lưu trữ email theo cách thủ công.
    Vị trí tệp lưu trữ phụ thuộc vào hệ điều hành được cài đặt trên máy tính của bạn. Trừ khi bạn thay đổi vị trí mặc định khi cấu hình cài đặt lưu trữ, bạn có thể tìm tệp lưu trữ ở một trong những nơi sau:

    Đối với các phiên bản Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016

    • Vista, Windows 7,  8, and 10  C:UsersDocumentsOutlook Filesarchive.pst
    • Windows XP   C:Documents and SettingsLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pst

    Đối với các phiên bản từ Outlook 2007 trở về trước

    • Vista and Windows 7 C:UsersAppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pst
    • Windows XP C:Documents and SettingsLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pst

    Lưu ý. Dữ liệu ứng dụng và AppData là các thư mục ẩn. Để hiển thị chúng, vào Control Panel> Folder Options, chuyển sang tab View, và chọn Show hidden files, folders, or drives dưới Hidden files and folders.

    Cách tìm vị trí tệp lưu trữ trên máy của bạn

    Nếu bạn không hề tìm thấy tệp. pst tệp tàng trữ ở bất kể vị trí nào ở trên, rất hoàn toàn có thể bạn đã chọn tàng trữ ở nơi khác khi định thông số kỹ thuật setup tàng trữ tự động hóa .

    Dưới đây là một cách nhanh chóng để xác định chính xác vị trí lưu trữ Outlook của bạn: nhấp chuột phải vào thư mục Lưu trữ trong danh sách thư mục, sau đó chọn Open File Location. Thao tác này sẽ ngay lập tức mở thư mục lưu trữ tệp .pst đã lưu trữ của bạn.

    outlook-archive-location-5146896

    Nếu bạn đã tạo một vài tệp tin tàng trữ khác nhau, bạn hoàn toàn có thể xem toàn bộ những vị trí trong nháy mắt theo cách sau :

    1. Nhấp vào File > Account Settings > Account Settings.
    2. Trong hộp thoại Account Settings, chuyển sang tab Data Files
    3. Trong số các tệp khác, bạn sẽ thấy vị trí hiện tại của tệp archive.pst (hoặc bất kỳ tên nào bạn cung cấp cho tệp lưu trữ của bạn).
    4. Để tới thư mục chứa một tệp lưu trữ nào đó, hãy chọn tệp tin mong muốn và nhấp vào Open File Location.

    outlook-archive-files-location-5780152

    Một vài mẹo và thủ thuật tronng Lưu trữ Outlook

    Ở phần trên, tất cả chúng ta đã đề cập đến những điều thiết yếu của Outlook Archive. Còn giờ là lúc để khám phá những thủ pháp khác .

    Cách thay đổi vị trí hiện có của tệp lưu trữ Outlook của bạn

    Nếu vì nguyên do nào đó bạn cần phải chuyển dời vị trí tàng trữ hiện tại của Outlook, chỉ cần chuyển dời tệp. pst đã tàng trữ vào một thư mục mới sẽ tạo tệp tin archive.pst mới được tạo ở vị trí mặc định vào lần tiếp theo khi Outlook AutoArchive của bạn chạy .
    Để chuyển dời thư mục tàng trữ của Outlook hãy thực thi theo những bước sau .

    1. Tắt lưu trữ trong Outlook

    Để ngắt kết nối thư mục Lưu trữ Outlook, hãy nhấp chuột phải vào thư mục Lưu trữ gốc trong danh sách thư mục và nhấp vào Close Archive.
    close-archive-outlook-9842173
    Mẹo. Nếu thư mục Kho lưu trữ không xuất hiện trong danh sách thư mục của bạn, bạn có thể tìm vị trí của nó qua File> Account Settings> Account Settings> Data Files tab, chọn tập tin .pst đã được lưu trữ và nhấp vào nút Xoá Remove. Thao tác này sẽ chỉ ngắt kết nối kho lưu trữ khỏi Outlook của bạn, nhưng sẽ không xóa tệp .pst đã lưu trữ.

    1. Di chuyển tệp lưu trữ đến vị trí bạn muốn.

    Đóng Outlook, duyệt đến vị trí của tệp. pst đã tàng trữ của bạn và sao chép nó vào thư mục bạn chọn. Khi kho tàng trữ Outlook của bạn được sao chép, bạn hoàn toàn có thể xóa tệp gốc. Mặc dù, một cách bảo đảm an toàn hơn sẽ được đổi tên nó thành kho-old.pst và giữ cho đến khi bạn đã chắc như đinh rằng những tập tin sao chép đang thao tác .

    1. Kết nối lại tệp archive.pst đã được di chuyển

    Để liên kết lại tệp tàng trữ, mở Outlook, nhấp vào Tệp > Mở > Outlook Data File …, duyệt tới vị trí mới của tệp tàng trữ của bạn, chọn tệp và nhấp vào OK để liên kết. Thư mục Kho tàng trữ sẽ ngay lập tức hiển thị trong list những thư mục của bạn .

    1. Thay đổi cài đặt Outlook Auto Archive của bạn

    Cuối cùng là sửa đổi setup Tự động tàng trữ để giờ Outlook sẽ chuyển dời những mục cũ sang vị trí mới của tệp. pst đã được tàng trữ của bạn. Nếu không, Outlook sẽ tạo một tệp archive.pst khác ở vị trí bắt đầu .
    Để thực thi việc này, hãy nhấp vào File > Options > Advanced > AutoArchive Settings … hãy chắc như đinh rằng bạn đã chọn lựa chọn Move old items to, nhấp vào nút DBrowse và trỏ đến vị trí bạn đã lưu tệp tàng trữ Outlook .

    Cách xóa thư mục đã xóa và email rác tự động

    Để tự động hóa xóa những mục cũ khỏi những thư mục Deleted Items và Junk E-mail, hãy đặt Outlook AutoArchive chạy mỗi vài ngày và sau đó setup cho những thư mục trên :

    1. Nhấp chuột phải vào thư mục Deleted Items folder và nhấp vào Properties > AutoArchive.
    2. Chọn thư mục Lưu trữ thư mục này  bằng cách sử dụng các cài đặt này và chọn số ngày bạn muốn để làm sạch các mục cũ hơn.
    3. Chọn Xóa vĩnh viễn mục cũ và nhấp vào OK.

    delete-junk-emails-7739202

    Lặp lại những bước trên so với thư mục Junk Email
    Chú thích. Các mục cũ hơn sẽ bị xóa khỏi những thư mục Rác và Xóa những mục trong lần chạy Tự động tiếp theo. Ví dụ nếu bạn đã thiết lập Tự động tàng trữ để chạy mỗi 14 ngày, những thư mục sẽ được làm sạch ra mỗi 2 tuần một lần. Nếu bạn muốn xoá những email rác tiếp tục hơn, hãy đặt một khoảng chừng thời hạn ít hơn so với tính năng tự động hóa tự động hóa tàng trữ của Outlook .

    Cách lưu trữ email theo ngày nhận

    Cài đặt mặc định của Outlook AutoArchive xác lập tuổi thọ của thư mục ngày nhận / ngày triển khai xong hoặc sửa đổi, tùy vào thời gian nào muộn hơn. Nói theo cách khác thì, nếu sau khi nhận được một email hoặc ghi lại một việc làm triển khai xong, bạn triển khai bất kể đổi khác cho một mục ( ví dụ như nhập hay xuất tệp tin, sửa đổi, sao chép, ghi lại là đã đọc hoặc chưa đọc ), ngày sửa đổi cũng sẽ đổi khác và mục đã đó cũng không được chuyển đến thư mục đã lưu cho đến khi tuổi thọ của chúng kết thúc .
    Nếu bạn muốn Outlook bỏ qua ngày sửa đổi, bạn hoàn toàn có thể setup tàng trữ theo những ngày sau :

    1. Emails – ngày nhận
    2. Lịch- lịch các cuộc họp, sự kiện hoặc buổi gặp gỡ
    3. Công việc – ngày hoàn thành
    4. Ghi chú – ngày chỉnh sửa cuối cùng
    5. Nhật ký hành trình – ngày tạo lập

    Ghi chú. Giải pháp này nhu yếu đổi khác ĐK trước đó, thế cho nên lời khuyên là hãy sử dụng nó rất cẩn trọng vì những yếu tố nghiêm trọng hoàn toàn có thể xảy ra nếu sửa đổi không đúng chuẩn. Để cẩn trọng, hãy nhớ sao lưu ĐK trước khi sửa đổi nó. Nếu bạn thao tác trong môi trường tự nhiên doanh nghiệp, tốt hơn là bạn nên để quản trị viên của bạn thao tác này để bảo vệ bảo đảm an toàn .
    Đối với người mới sử dụng, hãy kiểm tra phiên bản Outlook của bạn. Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010, hãy chắc như đinh setup hotfix tháng 4 năm 2011 cho Outlook 2010 và người dùng Outlook 2007 cần phải setup bản hotfix tháng 12 năm 2010. Outlook 2013 và Outlook 2016 không nhu yếu bất kể bản update bổ trợ nào .
    Còn giờ đây, hãy làm theo những bước dưới đây để tạo ra đối số ĐK rchiveIgnoreLastModifiedTime :

    1. Để mở, bấm Start> Run, gõ regedit trong hộp tìm kiếm, và nhấn OK.
    2. Tìm và chọn khoá đăng ký sau:HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office Outlook PreferencesVí dụ: trong Outlook 2013, đó là:HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office 15.0 Outlook Preferences
    3. Trên menu Edit, trỏ chuột vào New, chọn Giá trị DWORD (32 bit), nhập tên của nó là ArchiveIgnoreLastModifiedTime và nhấn Enter. Kết quả thu được như sau:

    archiveignorelastmodifiedtime-2876861

    Nhấp chuột phải vào giá trị mới được tạo ra ArchiveIgnoreLastModifiedTime, bấm Edit, gõ 1 trong các Dữ liệu giá trị hộp, và sau đó bấm OK.
    Đóng Registry Editor, và khởi động lại Outlook để những thay đổi có hiệu lực. Vậy là xong!

    Tính năng tự động lưu trữ của Outlook không hoạt động – Nguyên nhân và cách khắc phục

    Nếu Lưu trữ trong Outlook hoặc Tự động tàng trữ không hoạt động giải trí như mong đợi hoặc bạn gặp sự cố khi tìm những email tàng trữ trong Outlook, những mẹo khắc phục sự cố sau đây hoàn toàn có thể giúp bạn xác lập nguồn của sự cố .

    1. Tuỳ chọn Lưu trữ và Tự lưu trữ không có trong Outlook

    Có nhiều năng lực bạn đang sử dụng hộp thư Exchange Server hoặc tổ chức triển khai của bạn có chủ trương lưu giữ thư để ghi đè lên tính năng Tự động tàng trữ của Outlook, Ví dụ : Quản trị viên của bạn đã vô hiệu chúng để làm Group Policy. Trong trường hợp này, hãy kiểm tra chi tiết cụ thể với quản trị viên mạng lưới hệ thống của bạn .

    1. Tự động lưu trữ được định cấu hình nhưng không chạy

    Nếu toàn bộ Lưu trữ Tự động Tự động của Outlook đã ngừng hoạt động giải trí, hãy mở thiết lập Tự động tàng trữ và bảo vệ chọn hộp kiểm Chạy Tự động tàng trữ mỗi N ngày .

    1. Một mục cụ thể không bao giờ được lưu trữ

    Có hai nguyên do tiếp tục cho một mục nhất định được loại trừ khỏi tàng trữ tự động hóa :
    Ngày sửa đổi của mục là ngày mới hơn ngày thiết lập để tàng trữ. Tham khảo cách khắc phục tại Cách tàng trữ những mục theo ngày nhận được hoặc đã hoàn thành xong .
    Thuộc tính Không lưu trữ tự động hóa mục này được chọn cho một mục nhất định. Để kiểm tra, mở mục trong một hành lang cửa số mới, nhấp vào File > Properties, và bỏ lựa chọn này .
    Bạn cũng hoàn toàn có thể thêm trường Không Tự động Phục hồi vào chính sách xem Outlook của bạn để có được tổng quan về những mục mà tùy chọn này được chọn .

    1. Thư mục lưu trữ bị thiếu trong Outlook

    Nếu thư mục Kho tàng trữ không Open trong list thư mục, hãy mở thiết lập Tự động tàng trữ và xác định rằng tùy chọn Hiển thị kho tàng trữ trong list thư mục đã được chọn. Nếu thư mục Lưu trữ vẫn không hiển thị, hãy mở tệp tài liệu Outlook theo cách bằng tay thủ công, như được lý giải ở đây .

    1. Tệp archive.pst bị lỗi hoặc bị hỏng

    Khi tệp archive.pst bị hỏng, Outlook không hề vận động và di chuyển bất kỳ mục mới nào vào nó. Trong trường hợp này, đóng Outlook và sử dụng Công cụ sửa chữa thay thế Hộp thư đến ( scanpst.exe ) để thay thế sửa chữa tệp. pst đã tàng trữ của bạn. Nếu nó không hoạt động giải trí, giải pháp duy nhất là tạo một kho tàng trữ mới .

    1. Hộp thư Outlook hoặc tệp lưu trữ có kích thước tối đa

    Một tệp tin archive.pst hoặc. pst không thiếu cũng hoàn toàn có thể ngăn không cho Outlook Archive hoạt động giải trí .
    Nếu tệp archive.pst đã đạt đến số lượng giới hạn, hãy dọn sạch nó bằng cách xóa những mục cũ hoặc tạo tệp tàng trữ mới .

    Nếu tệp tin .pst chính đã đạt đến giới hạn, hãy thử xóa một số mục cũ thủ công hoặc để trống thư mục Deleted Items hoặc di chuyển một số mục vào kho lưu trữ của bạn thủ công hoặc yêu cầu quản trị viên tạm thời tăng kích thước hộp thư của bạn và sau đó Chạy Tự động lưu trữ hoặc lưu trữ các mục cũ thủ công.

    Giới hạn mặc định cho những tệp. pst là 20 GB trong Outlook 2007 và 50 GB trong Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016 .
    Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tàng trữ email trong Outlook. Cảm ơn bạn đã đọc và hẹn gặp lại bạn ở bài viết tới của chúng tôi vào tuần sau !
    Ngoài ra Học Excel Online xin ra mắt với những bạn khóa học

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *